Чи можна заправляти службовий автомобіль у вихідний день

Податкові ризики

Якщо водій заправив авто у свій законний вихідний, це заправлення не означає, що пальне використали не в господарській діяльності підприємства. Оскільки заправлення авто та списання пального — дві окремі господарські операції.

Операція зі списання пального за подорожнім листом або його замінником підтверджує, що пальне використали в господарській діяльності. Якщо працівник заправив автомобіль у вихідний, а використовував його в робочі дні (що підтверджують первинні документи), то факту використання автомобіля в особистих цілях немає. Отже, в контролерів не повинно виникати питань щодо віднесення вартості цього пального до податкового кредиту з ПДВ або його класифікації як додаткового блага працівника. Проте іноді податківці вважають інакше й штрафують підприємства.

Часто фіскали кажуть: коли працівник, за яким закріпили службове авто, заправляє його в позаробочий час або у вихідний день, ця операція є негосподарським використанням пального. Вони вважають, що працівник використовує це пальне у власних цілях. Відповідно, це заправлення є його додатковим благом.

Контролери можуть угледіти тут і використання службового авто в особистих цілях у неробочий час. Таке використання теж вважатимуть додатковим благом працівника.

У цьому разі підприємство мусить нарахувати:

• ПДФО та військовий збір на вартість додаткових благ — пального та використання працівником авто в особистих цілях;
• компенсувальні податкові зобов’язання з ПДВ за пунктом 198.5 Податкового кодексу України на вартість пального, що використали не в господарській діяльності;
• податкові зобов’язання з ПДВ на надану послугу «оренди» авто працівникові.

Також є ризик, що у разі якщо включите вартість цього пального до витрат підприємства, податківці знімуть їх під час перевірки.

Аргументація податківців

Під час перевірки контролери можуть перевірити дату та час у чеках на заправлення авто або в документах від постачальника пального (Реєстр заправлень тощо) та зіставити ці дати з Табелем обліку робочого часу працівників, які використовують службові автомобілі.

Якщо працівник заправив авто пальним у суботу чи неділю й був, приміром, у відрядженні, — проблем не буде. Адже фактично цей день є його робочим і він виконував свої службові обов’язки.

Щоб не мати претензій з боку податківців, обґрунтуйте документально необхідність заправляти авто в неробочий час.

Коли за інформацією в первинних документах не можна визначити, що авто в неробочий час використовували у службових цілях, таке заправлення контролери вважатимуть використанням пального не в господарській діяльності.

Законодавство не забороняє вчиняти правочини щодо придбання або отримання пального від імені підприємства в неробочий час. Однак рекомендуємо уникати випадків заправлення авто у вихідні дні або обґрунтовувати ці факти особливими потребами (підготовка до поїздки, відрядження, робочий день цього конкретного працівника, ненормований робочий день тощо). 

Судова практика

Розглянемо судове рішення, в якому суд став на сторону підприємства.

Податківці під час перевірки проаналізували касові чеки з АЗС і встановили факти заправлення автомобіля пальним у неробочі дні (субота, неділя). При тому, що за табелями обліку робочого часу працівники не працювали у вихідні дні, маршрутні листи на використання автотранспорту в зазначені у касовому чеку дні відсутні. Отже, на думку податківців, витрати на заправлення авто — це додаткове благо водіїв.

Підприємство не погодилося з висновками органу контролю та зазначило, що сам факт заправлення у вихідні дні чи в не робочий час свідчить лише про заправлення. Заправлення й використання (списання) пального — зовсім різні господарські операції. Адже списання пального є операцією, що засвідчує використання його в господарській діяльності. ДПС в акті перевірки не навела жодних доказів про використання безпосередньо працівниками пального на власні потреби, що підтверджує безпідставність включення зазначених вит­рат до складу додаткових благ працівників.

Суд установив, що підприємство списувало витрати на пальне, підбивало підсумки щодо роботи водія та авто на підставі подорожніх листів службового легкового автомобіля, які мають усі ознаки первинного документа, містять відомості про господарську операцію та підтверджують її здійснення.

Суд не погодився з ДПС, оскільки законодавство не вимагає від платника податків формувати витрати з податку на прибуток і податковий кредит з ПДВ за рахунок сум, витрачених на придбання товарно-матеріальних цінностей винятково в робочі дні. Судді вважають, що платник, зважаючи на особливості своєї господарської діяльності, самостійно вирішує, в які дні — робочі чи вихідні — йому придбавати необхідні товари або послуги.

Доводи податківців щодо придбання підприємством пального у вихідні дні (субота, неділя) не можуть бути законною підставою, щоб відмовити у визнанні відповідних витрат для визначення об’єкта оподаткування податком на прибуток і ПДВ.

Витрати підприємства на пальне не є додатковим благом водіїв. Відповідно, їх не треба оподатковувати ПДФО та військовим збором.

Аналогічне рішення у такій самій справі ухвалив Одеський апеляційний адміністративний суд.